By アレックス・チェレドニチェンコDataArtのEdTech責任者
人類の歴史の大部分において、知識は主に物語や民話を通して口頭で共有されてきました。ある集団が別の集団を教え、親が子を教え、教師が生徒を教え、仲間が仲間を教えました。驚くべきことに、印刷機が発明されてから数世紀が経った今でも、口頭による知識の伝達が必ずしも最適とは言えない場合でも、人類は依然として口頭で知識を共有しています。その好例が、新入社員のオンボーディングにおける企業内集団の知識共有です。
チームの集合的な知識は貴重な企業資産です
集合的なチーム知識とは、プロセスやテクノロジーに基づく組織の能力と文化であり、グループのメンバーが意識的に保有し、一貫して実践しているものです。この組織知識は貴重な資産であり、適切に管理されるべきです。新しいメンバーがグループに加わると、オンボーディングを通じて、この集合知の「スターターパック」を受け取ります。
チームの集合的な知識を管理する上での中心的な課題は、 常に 完全に形式化・標準化されていないため、構造が不十分で、欠陥があり、そして最も重要なのは、主観的で独自性に富んでいることです。チームは知識を単一のリポジトリに収集し、最新の状態に保つための最適な方法を模索していますが、手作業によるアドホックなオンボーディングは欠陥や個人的な偏見に陥りやすい傾向があります。さらに、オンボーディング担当者の知識レベルは様々です。
DataArtのアカウントベースのオンボーディング
データアート長期的なソフトウェア開発プロジェクトにおける技術ベンダーとして、クライアントアカウントにおけるチームの知識管理は避けられません。 アカウント固有の教育コース 新しいチームメンバーのオンボーディングには、Open edXプラットフォームを活用することが最も効果的な方法です。アカウント固有のオンボーディングおよび導入資料に基づいた、数多くのコースと専門トレーニングモジュールを作成しました。DataArtでは、Open edXプラットフォームをプロジェクト管理システムおよびタイムトラッキングシステムと統合しているため、新しいメンバーがアカウントチームに加わると、アカウント固有のオンボーディングコースが自動的に割り当てられます。
これらのコースには、他のアプローチに比べて次のような利点がいくつかあります。
• 教育コースは能動的な学習の一形態であり、最も効果的であることが証明されています。
• ベースライン知識は、個人的・主観的なものではなく、形式化・構造化されています。これにより、資産はより「具体的な」ものになります。
• コースは再利用可能であるため、新メンバーへの反復的な知識伝達にかかる時間を節約でき、最適化ツールとして機能します。「新人」のせいでチームの効率性が低下することはありません。
アカウントベースのオンボーディングの主な欠点は、コースのコンテンツを常に最新の状態に保たなければならないことです。
アカウントベースのコースはどこから始めればよいでしょうか?
教育コースを用いたオンボーディングの小規模な自動化には、多大な労力、綿密な事前準備、多額の資金投資は必要ありません。オンボーディング担当者は、通常の「導入」資料を再利用可能な資料に作り変えるだけで済みます。その後、新しくオンボーディングされたチームメンバーからのフィードバックに基づいて、学習コンテンツを反復的に改善し、充実させることができます。例えば、オンボーディング担当者は、新しいチームメンバーに実際にシステムのデモを行いながら、スクリーンレコーダーでシステム機能のデモを録画することができます。録画の品質よりも、有用性が重要です。動画は後から短いクリップに分割し、カテゴリ分け、タグ付け、注釈を付け、リンクや役立つリソースで補完することができます。
DataArt のアカウントベースのオンボーディング コースには、一般的に次のような内容が含まれます。
• チームの行動規範（コミュニケーションプロトコル、日々のスケジュール、ツールとライフハック、休暇ポリシー）
· チームのメンバー（DataArt 側とクライアント側の同僚とその責任分野）
情報セキュリティおよびコンプライアンス基準（全社的な基準と異なる範囲）
· ビジネスドメイン（クライアントの業界とITの概要、およびクライアントのプロジェクト長期ビジョン）
· プロジェクトの詳細（ソフトウェアの要件と機能、レガシーシステムの概要（該当する場合））
· 一部のアカウントの場合、役割の詳細 (プロジェクトでの役割に応じて、タスク、ツール、責任範囲)。
アカウントベースのオンボーディングコースの付加価値
アカウントベースのオンボーディングコースは、新しいチームメンバーをプロジェクトに統合し、離職の影響を軽減するための効果的なツールです。新メンバーがクライアント、DataArt、あるいは下請け業者のチームに加わるかどうかに関わらず、その影響を軽減します。テクノロジーベンダーであるDataArtは、離職が日々のチームワークを阻害する必要がないことを証明してきました。アカウントベースのコースは、チームの規模拡大を容易にし、ソフトウェアシステムと各チームメンバーの役割をより適切に把握できるようにします。
主要なポイント（要点）
アカウントベースのオンライン教育コースは、ナレッジマネジメントや少人数グループのオンボーディングに最適なツールです。コースは比較的簡単に作成でき、多額の投資は必要ありません。また、Open edXプラットフォームに組み込まれたツールセットを使用して、継続的に改善していくことができます。 DataArtの経験最大20名のメンバーからなるチーム向けに、専用のアカウントベースのコースを作成することは可能です。コースコンテンツの管理と最新の状態への維持は継続的なプロセスですが、その最終的な価値は努力に見合うだけの価値があります。
