By Alex Cherednitchenko, Responsable EdTech chez DataArt
Pendant une grande partie de l'histoire humaine, les connaissances étaient principalement partagées oralement dans les histoires et le folklore. Un groupe enseignait à un autre, les parents enseignaient aux enfants, les enseignants enseignaient aux élèves et les pairs enseignaient aux pairs. Remarquablement, des siècles après l'invention de l'imprimerie, les humains partagent encore des connaissances oralement même lorsque le transfert de connaissances orales est loin d'être optimal. Un exemple typique est le partage collectif des connaissances d'entreprise lors de l'intégration d'un nouvel employé.
La connaissance collective de l'équipe est un atout précieux pour l'entreprise
La connaissance collective de l'équipe est la compétence et la culture basées sur les processus et/ou la technologie d'une organisation, consciemment possédées et suivies de manière cohérente par un groupe de personnes. Cette connaissance organisationnelle est un atout précieux qui doit être géré en conséquence. Lorsqu'une nouvelle personne rejoint le groupe, elle passe par l'intégration pour recevoir un « pack de démarrage » de cette sagesse collective.
Le principal défi de la gestion des connaissances collectives de l'équipe est qu'il est toujours pas 100% formalisé et standardisé et donc mal structuré, parfois imparfait et, surtout, subjectif et propriétaire. Bien que les équipes recherchent des moyens optimaux de collecter des connaissances dans un référentiel unique et de les tenir à jour, l'intégration manuelle et ad hoc est sujette à des défauts et à des préjugés personnels. De plus, les personnes en charge de l'onboarding ont des niveaux de connaissances variables.
Intégration basée sur le compte chez DataArt
Art des données, en tant que fournisseur de technologie dans des projets de développement de logiciels à long terme, s'occupe inévitablement de la gestion des connaissances de l'équipe dans les comptes clients. Nous trouvons que cours de formation spécifiques au compte sont le moyen le plus efficace d'intégrer les nouveaux membres de l'équipe. À l'aide de la plate-forme Open edX, nous avons créé un certain nombre de cours et de modules de formation spécialisés basés sur des supports d'intégration et d'introduction spécifiques au compte. Chez DataArt, la plate-forme Open edX est intégrée à notre système de gestion de projet et de suivi du temps. Ainsi, lorsqu'un nouveau membre rejoint une équipe de compte, il se voit automatiquement attribuer un cours d'intégration spécifique au compte.
Ces cours présentent plusieurs avantages par rapport aux approches alternatives, notamment :
• Les cours éducatifs sont une forme d'apprentissage actif, qui s'est avérée la plus efficace.
• Les connaissances de base sont formalisées et structurées plutôt que personnelles et subjectives. De cette façon, l'actif devient plus "tangible".
• Les cours sont un outil d'optimisation, car ils sont réutilisables et permettent de gagner du temps qui serait autrement consacré au transfert répétitif des connaissances pour chaque nouveau membre. L'équipe ne perd pas en efficacité à cause d'un « newbie ».
Le principal inconvénient de l'intégration basée sur un compte est que le contenu du cours doit être constamment mis à jour.
Par où commencer avec un cours basé sur un compte ?
L'automatisation à petite échelle de l'intégration avec des cours de formation ne nécessite pas d'efforts énormes, une préparation initiale approfondie ou un investissement financier important. Les personnes en charge de l'intégration doivent simplement transformer leur matériel «d'introduction» régulier en matériel réutilisable. Le contenu d'apprentissage pourrait ensuite être amélioré de manière itérative et enrichi en fonction des commentaires de chaque membre de l'équipe nouvellement intégré. Par exemple, une personne en charge de l'intégration pourrait capturer une démonstration des fonctionnalités du système avec un enregistreur d'écran tout en démontrant le système pour un nouveau membre de l'équipe. La qualité d'enregistrement n'est pas aussi importante que l'utilité. La vidéo pourrait ensuite être divisée en clips plus courts, classés, étiquetés, annotés et complétés par des liens et des ressources utiles.
À un niveau élevé, les cours d'intégration basés sur un compte de DataArt incluent généralement :
• code de conduite de l'équipe (protocoles de communication, emploi du temps quotidien, outils et astuces, politique de vacances)
· qui est qui dans l'équipe (collègues du côté de DataArt et du client et leurs domaines de responsabilité)
· normes d'infosec et de conformité (dans la mesure où elles diffèrent des normes à l'échelle de l'entreprise)
· domaine d'activité (aperçu de haut niveau de l'industrie et de l'informatique du client et vision à long terme du client sur le projet)
· spécificités du projet (exigences et fonctionnalités logicielles, aperçu du système hérité (le cas échéant))
· pour certains comptes, les spécificités du rôle (tâches, outils et domaines de responsabilité en fonction de son rôle dans le projet).
Valeur ajoutée des cours d'intégration basés sur le compte
Les cours d'intégration basés sur les comptes sont un outil efficace pour intégrer de nouveaux membres d'équipe dans un projet et atténuer les effets du roulement, que les nouveaux membres rejoignent l'équipe du client, de DataArt ou d'un sous-traitant. En tant que fournisseur de technologie, DataArt a prouvé que le roulement ne doit pas perturber le travail d'équipe quotidien. Les cours basés sur les comptes permettent une mise à l'échelle plus facile de l'équipe et offrent une meilleure vue d'ensemble du système logiciel et de chaque rôle d'équipe contributeur.
Points clés à retenir
Les cours éducatifs en ligne basés sur des comptes sont un excellent outil pour la gestion des connaissances et l'intégration de petits groupes. Les cours peuvent être créés relativement facilement, sans gros investissements, et peuvent être améliorés de manière itérative avec un ensemble d'outils de plate-forme Open edX intégré. Dans L'expérience de DataArt, il est possible de créer un cours dédié basé sur un compte pour une équipe de 20 membres maximum. Gérer le contenu des cours et le tenir à jour est un processus continu, mais la valeur ultime en vaut la chandelle.
