By Alex Cherednichenko, Responsabile EdTech presso DataArt
Per gran parte della storia umana, la conoscenza è stata per lo più condivisa oralmente in storie e folklore. Un gruppo insegnava a un altro, i genitori insegnavano ai bambini, gli insegnanti insegnavano agli alunni e i coetanei insegnavano ai coetanei. Sorprendentemente, secoli dopo l'invenzione della macchina da stampa, gli esseri umani condividono ancora la conoscenza oralmente anche quando il trasferimento della conoscenza orale è tutt'altro che ottimale. Un esempio calzante è la condivisione collettiva delle conoscenze aziendali durante l'assunzione di un nuovo dipendente.
La conoscenza collettiva del team è una risorsa aziendale preziosa
La conoscenza collettiva del team è la competenza e la cultura basate sui processi e/o sulla tecnologia di un'organizzazione, possedute consapevolmente e costantemente seguite da un gruppo di persone. Questa conoscenza organizzativa è un bene prezioso che dovrebbe essere gestito di conseguenza. Quando una nuova persona si unisce al gruppo, passa attraverso l'onboarding per ricevere uno "starter pack" di questa saggezza collettiva.
La sfida principale nella gestione della conoscenza del team collettivo è che lo è sempre non al 100% formalizzato e standardizzato e quindi mal strutturato, a volte viziato e, soprattutto, soggettivo e proprietario. Sebbene i team cerchino modi ottimali per raccogliere le conoscenze in un unico repository e mantenerlo aggiornato, l'onboarding manuale e ad hoc è soggetto a difetti e pregiudizi personali. Inoltre, i responsabili dell'onboarding hanno diversi livelli di conoscenza.
Onboarding basato sull'account presso DataArt
DatiArt, in qualità di fornitore di tecnologia in progetti di sviluppo software a lungo termine, si occupa inevitabilmente della gestione della conoscenza del team negli account dei clienti. Lo troviamo corsi di formazione specifici per account sono il modo più efficace per inserire nuovi membri del team. Utilizzando la piattaforma Open edX, abbiamo creato una serie di corsi e moduli di formazione specializzati basati su materiali di introduzione e introduzione specifici dell'account. In DataArt, la piattaforma Open edX è integrata con il nostro sistema di gestione dei progetti e monitoraggio del tempo, quindi, quando un nuovo membro si unisce a un team di account, gli viene automaticamente assegnato un corso di onboarding specifico per l'account.
Questi corsi hanno diversi vantaggi rispetto ad approcci alternativi, tra cui:
• I corsi di formazione sono una forma di apprendimento attivo, che si è rivelata la più efficace.
• La conoscenza di base è formalizzata e strutturata piuttosto che personale e soggettiva. In questo modo, il bene diventa più "tangibile".
• I corsi sono uno strumento di ottimizzazione, in quanto sono riutilizzabili e consentono di risparmiare tempo che altrimenti viene speso per il trasferimento ripetitivo delle conoscenze per ogni nuovo membro. La squadra non perde efficacia a causa di un "principiante".
Il principale svantaggio dell'onboarding basato sull'account è che il contenuto del corso deve essere sempre aggiornato.
Da dove iniziare con un corso basato sull'account?
L'automazione su piccola scala dell'onboarding con i corsi di formazione non richiede uno sforzo enorme, un'ampia preparazione anticipata o un investimento finanziario significativo. Le persone incaricate dell'onboarding dovrebbero semplicemente trasformare i loro normali materiali di "introduzione" in materiali riutilizzabili. Il contenuto di apprendimento potrebbe quindi essere migliorato in modo iterativo e arricchito in base al feedback di ogni membro del team appena inserito. Ad esempio, una persona responsabile dell'onboarding potrebbe acquisire una demo della funzionalità del sistema con uno screen recorder mentre dimostra effettivamente il sistema per un nuovo membro del team. La qualità della registrazione non è importante quanto l'utilità. Il video potrebbe essere successivamente suddiviso in clip più brevi, categorizzato, contrassegnato, annotato e integrato con collegamenti e risorse utili.
Ad alto livello, i corsi di onboarding basati sull'account di DataArt generalmente includono:
• codice di condotta del team (protocolli di comunicazione, orari giornalieri, strumenti e trucchetti, polizza ferie)
· chi è chi nel team (colleghi sia DataArt che lato cliente e le loro aree di responsabilità)
· infosec e standard di conformità (nella misura in cui differiscono dagli standard aziendali)
· dominio aziendale (panoramica di alto livello dell'industria e dell'IT del cliente e visione a lungo termine del progetto del cliente)
· specifiche del progetto (requisiti e funzionalità del software, panoramica del sistema legacy (se applicabile))
· per alcuni account, ruoli specifici (compiti, strumenti e aree di responsabilità a seconda del proprio ruolo nel progetto).
Valore aggiunto dei corsi di onboarding basati sull'account
I corsi di onboarding basati sull'account sono uno strumento efficace per integrare i nuovi membri del team in un progetto e mitigare gli effetti del turnover, indipendentemente dal fatto che i nuovi membri si uniscano al team del cliente, di DataArt o di un subappaltatore. In qualità di fornitore di tecnologia, DataArt ha dimostrato che il fatturato non deve interrompere il lavoro di squadra quotidiano. I corsi basati sull'account consentono un ridimensionamento più semplice del team e offrono una migliore panoramica del sistema software e di ogni ruolo del team che contribuisce.
Punti chiave
I corsi di formazione online basati su account sono un ottimo strumento per la gestione delle conoscenze e l'integrazione di piccoli gruppi. I corsi possono essere creati in modo relativamente semplice, senza grandi investimenti, e possono essere migliorati in modo iterativo con un set di strumenti della piattaforma Open edX integrato. In L'esperienza di DataArt, è possibile creare un corso dedicato, basato sull'account, per un team fino a 20 membri. Gestire il contenuto del corso e mantenerlo aggiornato è un processo continuo, ma il valore finale vale lo sforzo.
