By Alex Cherednichenko, jefe de tecnología educativa en DataArt
Durante gran parte de la historia de la humanidad, el conocimiento se compartió principalmente de forma oral en las historias y el folclore. Un grupo enseñaba a otro, los padres enseñaban a los niños, los maestros enseñaban a los alumnos y los compañeros enseñaban a sus compañeros. Sorprendentemente, siglos después de la invención de la imprenta, los humanos aún comparten el conocimiento oralmente, incluso cuando la transferencia de conocimiento oral está lejos de ser óptima. Un ejemplo de ello es el intercambio colectivo de conocimientos corporativos al incorporar a un nuevo empleado.
El conocimiento colectivo del equipo es un activo corporativo valioso
El conocimiento colectivo del equipo es la competencia y la cultura basadas en procesos y/o tecnología de una organización, poseída conscientemente y seguida consistentemente por un grupo de personas. Este conocimiento organizacional es un activo valioso que debe administrarse en consecuencia. Cuando una nueva persona se une al grupo, pasa por la incorporación para recibir un "paquete de inicio" de esta sabiduría colectiva.
El principal desafío en la gestión del conocimiento colectivo del equipo es que es no está 100% formalizado y estandarizado y, por lo tanto, mal estructurado, a veces defectuoso y, lo que es más importante, subjetivo y patentado. Aunque los equipos buscan formas óptimas de recopilar conocimientos en un único repositorio y mantenerlos actualizados, la incorporación manual y ad-hoc es propensa a fallas y prejuicios personales. Además, las personas a cargo de la incorporación tienen diferentes niveles de conocimiento.
Incorporación basada en cuentas en DataArt
Arte de datos, como proveedor de tecnología en proyectos de desarrollo de software a largo plazo, inevitablemente se ocupa de la gestión del conocimiento del equipo en las cuentas de los clientes. Encontramos eso cursos educativos específicos de la cuenta son la forma más efectiva de incorporar nuevos miembros del equipo. Utilizando la plataforma Open edX, hemos creado una serie de cursos y módulos de capacitación especializados basados en materiales de incorporación e introducción específicos de la cuenta. En DataArt, la plataforma Open edX está integrada con nuestro sistema de gestión de proyectos y seguimiento de tiempo, por lo que, cuando un nuevo miembro se une a un equipo de cuenta, se le asigna automáticamente un curso de incorporación específico de la cuenta.
Estos cursos tienen varias ventajas sobre los enfoques alternativos, que incluyen:
• Los cursos educativos son una forma de aprendizaje activo, que ha demostrado ser la más eficaz.
• El conocimiento básico está formalizado y estructurado en lugar de ser personal y subjetivo. De esta manera, el activo se vuelve más “tangible”.
• Los cursos son una herramienta de optimización, ya que son reutilizables y ahorran tiempo que, de lo contrario, se dedicaría a la transferencia repetitiva de conocimientos para cada nuevo miembro. El equipo no pierde efectividad por culpa de un “novato”.
La principal desventaja de la incorporación basada en cuentas es que el contenido del curso debe mantenerse actualizado en todo momento.
¿Por dónde empezar con un curso basado en cuentas?
La automatización a pequeña escala de la incorporación con cursos educativos no requiere un gran esfuerzo, una preparación inicial extensa o una inversión financiera significativa. Las personas a cargo de la incorporación simplemente deben transformar sus materiales de "introducción" habituales en materiales reutilizables. Luego, el contenido de aprendizaje podría mejorarse iterativamente y enriquecerse en función de los comentarios de cada miembro del equipo recién incorporado. Por ejemplo, una persona a cargo de la incorporación podría capturar una demostración de la funcionalidad del sistema con una grabadora de pantalla mientras demuestra el sistema para un nuevo miembro del equipo. La calidad de grabación no es tan importante como la utilidad. Posteriormente, el video podría dividirse en clips más cortos, clasificarse, etiquetarse, anotarse y complementarse con enlaces y recursos útiles.
En un alto nivel, los cursos de incorporación basados en cuentas de DataArt generalmente incluyen:
• código de conducta del equipo (protocolos de comunicación, horario diario, herramientas y trucos, política de vacaciones)
· quién es quién en el equipo (colegas tanto del lado de DataArt como del cliente y sus áreas de responsabilidad)
· seguridad de la información y estándares de cumplimiento (en la medida en que difieran de los estándares de toda la empresa)
· dominio comercial (visión general de alto nivel de la industria y TI del cliente y la visión a largo plazo del cliente del proyecto)
· especificaciones del proyecto (requisitos y funcionalidad del software, descripción general del sistema heredado (si corresponde))
· para algunas cuentas, funciones específicas (tareas, herramientas y áreas de responsabilidad según la función de cada uno en el proyecto).
Valor agregado de los cursos de incorporación basados en cuentas
Los cursos de incorporación basados en cuentas son una herramienta eficaz para integrar nuevos miembros del equipo en un proyecto y mitigar los efectos de la rotación, ya sea que los nuevos miembros se unan al equipo del cliente, de DataArt o de un subcontratista. Como proveedor de tecnología, DataArt ha demostrado que la rotación no tiene por qué interrumpir el trabajo en equipo diario. Los cursos basados en cuentas permiten una escalabilidad más sencilla del equipo y brindan una mejor visión general del sistema de software y de cada función del equipo que contribuye.
Puntos Clave
Los cursos educativos en línea basados en cuentas son una gran herramienta para la gestión del conocimiento y la incorporación de grupos pequeños. Los cursos se pueden crear con relativa facilidad, sin grandes inversiones, y se pueden mejorar iterativamente con un conjunto de herramientas de plataforma Open edX incorporado. En La experiencia de DataArt, es factible crear un curso dedicado basado en cuentas para un equipo de hasta 20 miembros. Administrar el contenido del curso y mantenerlo actualizado es un proceso continuo, pero el valor final bien vale la pena.
