Cómo Edly Creó una solución Open edX® personalizada para una organización global sin fines de lucro
Para muchas organizaciones sin fines de lucro globales, la capacitación de voluntarios es el motor de su misión. Los voluntarios impulsan el impacto, implementan programas y representan los valores de la organización a través de las fronteras. Sin embargo, a medida que estas organizaciones crecen, gestionar el aprendizaje a gran escala se vuelve cada vez más complejo.
Es posible que la versión estándar de la plataforma Open edX® no sea compatible con flujos de trabajo complejos de capacitación para organizaciones sin fines de lucro. En particular, en lo que respecta a la flexibilidad necesaria para las rutas basadas en roles, las aprobaciones de varios pasos y las distinciones por nivel de membresía. Esto obliga a los equipos a recurrir a soluciones manuales para alinear la capacitación con los procesos reales. Los gerentes dedican horas a aprobar las finalizaciones, los informes integrados resultan rígidos y obsoletos para las necesidades de las organizaciones sin fines de lucro, y el sistema predeterminado no refleja de forma nativa la estructura única de roles, aprobaciones y membresías de la organización.
¿El resultado? Participación limitada, cuellos de botella operativos y una experiencia de aprendizaje desigual para los voluntarios de todo el mundo.
Aquí es donde está Edly. Soluciones Open edX® personalizadas Haz la diferencia.
Al transformar estos desafíos en capacidades, Edly ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a reemplazar procesos fragmentados con un entorno de aprendizaje integrado, fácil de usar y escalable, que refleja el funcionamiento real de sus equipos. Desde la simplificación de las aprobaciones de los gerentes hasta la personalización de las rutas de aprendizaje, nuestro enfoque basado en la solución Open edX® brinda a las organizaciones la flexibilidad y el control que necesitan para capacitar, supervisar y empoderar a sus voluntarios a nivel mundial.
Exploremos cómo Edly reinventó un gran aprendizaje voluntario de organizaciones sin fines de lucro ecosistema que convierte las limitaciones del LMS en una experiencia sencilla e basada en datos que se adapta a su misión.
Comprender los requisitos para crear una solución LMS Open edX® personalizada para organizaciones sin fines de lucro
El ecosistema de aprendizaje de cada organización sin fines de lucro es único. A diferencia de los entornos de capacitación corporativos, las organizaciones impulsadas por voluntarios suelen tener estructuras multinivel con gerentes, coordinadores y estudiantes que desempeñan funciones que se solapan en diferentes regiones y programas. Cuando sus plataformas LMS existentes no se adaptan a estas particularidades, la eficiencia de la capacitación y la participación del estudiante se ven afectadas.
Antes de diseñar una solución Open edX® personalizada para organizaciones sin fines de lucro, el equipo de Edly trabajó en estrecha colaboración con el liderazgo y los coordinadores de capacitación de la organización para comprender sus objetivos comerciales y de aprendizaje.
El objetivo era claro: construir una plataforma que pudiera escalar globalmente, automatizar procesos manuales y mejorar la participación de los estudiantes, todo ello preservando los flujos de trabajo existentes de la organización sin fines de lucro.
Los requisitos clave que surgieron durante el descubrimiento fueron:
- Simplificando el proceso de aprobación de voluntarios: El LMS anterior requería múltiples aprobaciones manuales y transferencias de datos entre sistemas desconectados, lo que generaba demoras y confusión.
- Apoyando múltiples rutas de aprendizaje: Muchos voluntarios querían tener la posibilidad de retomar o revisar ciertos cursos para un aprendizaje más profundo, algo que las configuraciones LMS estándar a menudo tienen dificultades para gestionar sin personalización.
- Mejorar los informes y la visibilidad: Los administradores necesitaban información en tiempo real sobre el progreso de los voluntarios y la actividad a nivel de club sin tener que actualizar informes manualmente ni exportar datos.
- Acomodando múltiples roles simultáneamente: La plataforma existente solo permitía que un gerente estuviera activo en ciertas funciones administrativas a la vez, lo que representaba un importante obstáculo operativo para los equipos distribuidos.
- Garantizar la accesibilidad y la escalabilidad: Con miles de voluntarios iniciando sesión en todo el mundo, el sistema necesitaba ser sólido, accesible desde todos los dispositivos y compatible con los estándares de seguridad de datos de las organizaciones sin fines de lucro.
- Mejorando la interfaz de usuario: La organización necesitaba una interfaz de usuario más intuitiva y fácil de usar para brindar apoyo a voluntarios y administradores con distintos niveles de comodidad técnica.
- Reducir el esfuerzo duplicado en la creación de contenidos: Los equipos querían eliminar el trabajo redundante durante el desarrollo del curso y reutilizar los componentes de manera eficiente, un factor clave para la adopción de Library V2.
Estos requisitos se convirtieron en la base para la implementación de Custom Open edX® de Edly, diseñado para empoderar a las organizaciones sin fines de lucro con un LMS flexible y preparado para el futuro, que convierte flujos de trabajo complejos en procesos fluidos y automatizados que impulsan el impacto del aprendizaje a escala.
Diseño de la solución Open edX® personalizada para transformar las capacidades del LMS
Convertir los desafíos de capacitación de una organización sin fines de lucro en una plataforma de aprendizaje escalable y eficiente requiere más que instalar un LMS; requiere un enfoque de personalización minucioso que alinee la tecnología con los flujos de trabajo del mundo real. Eso es precisamente lo que ofrecen las soluciones Open edX® personalizadas de Edly.
El proceso de diseño se centró en tres pilares clave: flexibilidad, automatización y experiencia del usuario.
1. Estructuras de aprendizaje flexibles
Las organizaciones sin fines de lucro suelen operar con roles y membresías estratificados, y sus voluntarios pueden necesitar repetir cursos, acceder al contenido de forma selectiva o participar en múltiples rutas de aprendizaje. Utilizando la arquitectura modular de la plataforma Open edX®, Edly creó una jerarquía de clubes y membresías, lo que permite:
- Voluntarios para inscribirse en cursos basados en roles o membresía del club.
- Varias instancias del mismo curso que se completarán de forma independiente, con seguimiento del progreso independiente.
Los gerentes pueden aprobar o revertir finalizaciones a través de un flujo de trabajo intuitivo.
2. Flujos de automatización y aprobación
Las aprobaciones manuales y la fragmentación de datos ralentizaron el LMS anterior de la organización sin fines de lucro. Con XBlocks personalizados y flujos de trabajo de finalización, Edly automatizó procesos clave:
- Las solicitudes de finalización de un curso o sección se envían automáticamente a los gerentes.
- Los gerentes pueden aprobar o rechazar finalizaciones con unos pocos clics.
Los datos de progreso y finalización del aprendizaje se sincronizan perfectamente dentro del sistema, lo que elimina pasos de informes redundantes.
3. Experiencia de usuario atractiva e intuitiva
La capacitación solo tiene éxito si es fácil de navegar y atractiva para los alumnos. Edly implementó funciones que mejoraron la participación y la retención de los voluntarios:
- Puede sugerir cursos relevantes dependiendo del rol del usuario o de su progreso.
- Los formularios y encuestas digitales rastrean el progreso de los estudiantes al inicio, a la mitad y al final de los cursos.
- Los comentarios y las insignias fomentan el reconocimiento y los logros entre pares.
- Un editor de temas global permite a los administradores actualizar la apariencia de la plataforma, manteniendo la marca consistente y visualmente atractiva.
Al incorporar estas personalizaciones, la organización sin fines de lucro obtuvo un ecosistema de aprendizaje escalable capaz de manejar miles de voluntarios a nivel mundial sin comprometer la usabilidad ni la eficiencia operativa.
Integraciones y configuración de infraestructura para una experiencia de aprendizaje escalable
Una solución Open edX® robusta y personalizada para organizaciones sin fines de lucro no se limita al contenido del curso, sino a la creación de un ecosistema de aprendizaje integrado, confiable y escalable que respalde tanto a administradores como a voluntarios. Para las organizaciones sin fines de lucro con equipos distribuidos, las integraciones fluidas y una infraestructura resiliente son fundamentales para un funcionamiento fluido.
1. Integraciones de terceros
Para garantizar que el LMS de la organización sin fines de lucro funcionara en armonía con los sistemas existentes, Edly implementó integraciones personalizadas:
- Sistemas de CRM y gestión de voluntariosLos perfiles de voluntarios, los roles y los datos de progreso se sincronizan automáticamente, lo que elimina la entrada duplicada de datos.
- Plataformas de RRHH o formación:El progreso del aprendizaje alimenta un seguimiento más amplio del desempeño de los voluntarios, lo que ayuda a los coordinadores a tomar decisiones basadas en datos.
- Bibliotecas de contenidoLos administradores pueden cargar, administrar y compartir activos fácilmente entre cursos, mientras que el acceso se controla según el rol o la membresía.
Estas integraciones transformaron una configuración previamente fragmentada en una única plataforma unificada donde los voluntarios y gerentes podían centrarse en el aprendizaje y el impacto en lugar de en los obstáculos administrativos.
2. Entorno de alojamiento y estrategia de implementación
La escalabilidad y la fiabilidad fueron prioridades fundamentales. Edly implementó el LMS en un entorno seguro alojado en la nube, optimizado para el acceso global. Las consideraciones clave incluyeron:
- Alta disponibilidad para apoyar a miles de voluntarios simultáneamente.
- Arquitectura redundante para minimizar el tiempo de inactividad y garantizar la continuidad del negocio.
- Canales de implementación automatizadas para optimizar actualizaciones y lanzamientos de funciones.
3. Seguridad, cumplimiento y rendimiento
Las organizaciones sin fines de lucro manejan datos confidenciales de voluntarios, por lo que la seguridad se incorporó en cada capa de la plataforma:
- Los controles de acceso basados en roles garantizan que los usuarios solo vean aquello a lo que están autorizados a acceder.
- El cifrado de datos en tránsito y en reposo protege la información de los voluntarios.
- El cumplimiento de los estándares de datos educativos y sin fines de lucro garantiza a las partes interesadas la privacidad y la gobernanza.
Al combinar integraciones profundas, infraestructura segura y estrategias de implementación escalables, Edly entregó una solución Open edX® personalizada para organizaciones sin fines de lucro que no solo satisface las necesidades actuales de capacitación de las organizaciones sin fines de lucro, sino que también crece con ellas al respaldar la expansión, la evolución de los roles y una mayor participación de los voluntarios a nivel mundial.
Análisis y optimización del rendimiento en una solución Open edX® personalizada para organizaciones sin fines de lucro
El seguimiento y la información precisos son esenciales para que las organizaciones sin fines de lucro comprendan el progreso de los voluntarios y dónde se necesita apoyo adicional. Con las soluciones Open edX® personalizadas de Edly para el aprendizaje del voluntariado, la toma de decisiones basada en datos está integrada directamente en la plataforma.
1. Seguimiento del progreso del voluntariado
Los recorridos de aprendizaje de los voluntarios se monitorean en múltiples niveles:
- La finalización de subsecciones, secciones y cursos se realiza un seguimiento individual.
- Los gerentes pueden aprobar o revertir las finalizaciones, garantizando que el progreso refleje los resultados de aprendizaje reales.
Los voluntarios pueden volver a comprar o retomar los cursos, y cada instancia se registra por separado para mantener la claridad en el historial de aprendizaje.
2. Paneles de informes
Los administradores obtienen información intuitiva sin necesidad de soluciones manuales:
- Los informes de progreso son accesibles directamente dentro del LMS.
- Las métricas de finalización y participación se actualizan en tiempo real, lo que brinda a los gerentes una visión clara de la participación general de los voluntarios.
También se capturan datos de retroalimentación y de insignias, lo que respalda el reconocimiento y la motivación.
3. Recomendaciones de aprendizaje personalizadas
Para ayudar a los voluntarios a seguir aprendiendo de manera efectiva:
- El sistema puede recomendar automáticamente cursos adicionales en función de las secciones completadas, la finalización total del curso o el rol del alumno.
- Los formularios digitales recogen información de los alumnos al inicio, a mitad y al final de los cursos, que se utiliza para generar informes y realizar un seguimiento del progreso.
Al combinar flujos de trabajo de finalización, paneles de informes y lógica de aprendizaje sugerida, Edly garantiza que las organizaciones sin fines de lucro puedan medir, optimizar y mejorar la capacitación de los voluntarios mientras mantienen una experiencia de aprendizaje atractiva.
Resultados e impacto medible de la solución personalizada Open edX® para el aprendizaje voluntario
Al implementar las soluciones Open edX® personalizadas de Edly, las organizaciones sin fines de lucro pueden transformar los cuellos de botella operativos en capacidades escalables, brindando a los voluntarios y gerentes las herramientas que necesitan para concentrarse en el aprendizaje y el impacto de la misión.
1. Flujos de trabajo de finalización y aprobación optimizados
- Los gerentes ahora pueden aprobar o revertir finalizaciones directamente en el LMS sin necesidad de informes manuales ni cambiar de sistema.
- Los voluntarios pueden retomar cursos o subsecciones, y cada nueva instancia se registra de forma independiente, eliminando la fricción previa en la progresión del aprendizaje.
2. Gestión mejorada de recursos y contenidos
- Los administradores pueden cargar, administrar y compartir archivos entre cursos según los roles, lo que garantiza que el contenido relevante llegue a los estudiantes adecuados.
- Las bibliotecas se pueden importar como subsecciones en múltiples cursos, y las actualizaciones de la biblioteca se propagan automáticamente a todos los cursos asociados, lo que ahorra un importante esfuerzo administrativo.
3. Mayor participación de los voluntarios
- Los aprendizajes sugeridos y las asignaciones de cursos basadas en roles fomentan el aprendizaje continuo.
- Los comentarios y las insignias promueven el reconocimiento entre pares, motivando a los voluntarios a participar de manera más constante.
- Los formularios digitales permiten a los estudiantes realizar un seguimiento de su progreso y brindar comentarios en múltiples puntos del recorrido de aprendizaje.
4. Experiencia del usuario y marca
- El LMS ahora admite un tema global, lo que permite a los administradores personalizar la apariencia de la plataforma para lograr coherencia y participación.
- Los administradores pueden hacerse pasar por estudiantes para solucionar problemas o revisar el progreso, lo que garantiza que el soporte sea proactivo y fluido.
Estas características transforman un sistema manual, antes engorroso, en una plataforma de aprendizaje escalable, intuitiva y basada en datos. Los voluntarios experimentan experiencias de aprendizaje más fluidas, los gerentes ahorran tiempo en tareas administrativas y la organización sin fines de lucro obtiene visibilidad de los resultados de la capacitación que respaldan su misión.
Conclusión
Las organizaciones sin fines de lucro dependen de sus voluntarios para generar impacto, pero sin la infraestructura de capacitación adecuada, incluso los equipos más dedicados pueden enfrentar cuellos de botella, desvinculación e ineficiencias operativas. Las soluciones Open edX® personalizadas de Edly transforman estos desafíos en capacidades. Al automatizar los flujos de trabajo de aprobación, permitir el seguimiento de cursos en múltiples instancias, proporcionar paneles de informes intuitivos y mejorar la participación mediante sugerencias de aprendizaje, retroalimentación e insignias, las organizaciones sin fines de lucro obtienen una plataforma de aprendizaje escalable, eficiente y fácil de usar. El resultado es un ecosistema de capacitación que empodera a los voluntarios, reduce la carga administrativa y garantiza que el aprendizaje se alinee con los objetivos de la organización. Los administradores tienen las herramientas para gestionar recursos, monitorear el progreso y tomar decisiones basadas en datos, mientras que los voluntarios disfrutan de una experiencia de aprendizaje más fluida y atractiva. Para cualquier organización sin fines de lucro que busque superar las limitaciones de un LMS y construir una plataforma de capacitación de voluntarios preparada para el futuro, Edly ofrece la experiencia, la personalización y el soporte necesarios para lograrlo.
¿Listo para transformar tu experiencia de formación de voluntarios? Descubre cómo Soluciones Open edX® personalizadas de Edly Puede ayudar a su organización a escalar el aprendizaje, optimizar los flujos de trabajo e impulsar el impacto.
