7 características que debe implementar en un sistema personalizado de capacitación en seguridad en el lugar de trabajo
por Alex Cherednichenko, Jefe de EdTech en DataArt
En muchos países, los empleadores están legalmente (y también moralmente) obligados a educar a los empleados sobre todos los riesgos para la salud y la seguridad relacionados con el lugar de trabajo y proporcionar medios para mitigarlos. La capacitación en seguridad en el lugar de trabajo, que a menudo es parte de la incorporación de los empleados, es la forma más efectiva de cumplir con esta obligación y reducir los riesgos potenciales de accidentes y lesiones en el lugar de trabajo. Luego de dicha capacitación, el personal trabaja de una manera más segura y productiva.
La organización laboral y las agencias reguladoras (la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) en los Estados Unidos y la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (EU-OSHA) en Europa) establecen y hacen cumplir Normas para la seguridad en el trabajo en diferentes industrias e instituciones. Sin embargo, les dan a los empleadores carta blanca a la hora de elegir una plataforma para realizar la capacitación correspondiente (en el sitio, fuera de línea, en línea, de forma individual o grupal) y verificar cómo los empleados aprendieron el material.
En la era de la "economía de los conciertos", cuando muchos empleados trabajan de forma remota, la capacitación en seguridad en el lugar de trabajo se traslada a la modalidad en línea. Con este cambio viene una variedad de plataformas digitales para alojar y administrar cursos en línea. Un buen sistema para la capacitación en seguridad en el lugar de trabajo en línea combina la funcionalidad de un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) con la gestión de registros e información y un fuerte control de acceso. Algunos empleadores eligen plataformas listas para usar, algunos desarrollan plataformas personalizadas desde cero o personalizan los sistemas disponibles según las necesidades específicas.
En este artículo, profundizaremos en las características y la funcionalidad de un sistema digital de capacitación en seguridad en el lugar de trabajo y analizaremos cómo podrían implementarse sobre la plataforma Open edX. Esta plataforma de código abierto proporciona un marco excelente para soluciones de aprendizaje personalizadas. Mostraremos cómo se pueden agregar características altamente específicas de un sistema de capacitación en seguridad en el lugar de trabajo con un desarrollo personalizado.
Seleccione la funcionalidad de una plataforma de formación digital
En esta publicación, nos gustaría enumerar algunas características importantes que se deben tener en cuenta al personalizar una solución existente o al diseñar una solución personalizada para la capacitación en seguridad en el lugar de trabajo en línea.
Integración con el ecosistema corporativo existente
La plataforma para la capacitación en seguridad en el lugar de trabajo en línea puede integrarse con otros sistemas corporativos digitales, por ejemplo, utilizando un inicio de sesión único. Idealmente, los sistemas corporativos deberían mantener invariantes (estado de corrección automático autosustentable): “solo la persona que aprobó el curso de seguridad correspondiente podrá acceder a estos datos”.
En DataArt, el proyecto corporativo y el sistema de seguimiento del tiempo están integrados con una plataforma EDU para capacitación en cumplimiento. Con este bono, solo el personal que aprobó los cursos regulares de protección de PI e ingeniería social puede trabajar para los clientes. Esto proporciona una invariante sólida: a menos que la persona tenga todos los resultados de capacitación válidos, no se le permitirá trabajar con el código y los datos del cliente; por lo tanto, ningún cliente recibe un código personalizado escrito por un empleado que no cumple.
Otro ejemplo: uno de nuestros clientes utiliza un sistema de control de acceso automatizado para cada puerta de su edificio, que está conectado a un sistema de capacitación en seguridad corporativa. Los empleados que no han completado la capacitación en seguridad requerida para un cierto nivel de acceso simplemente no pueden pasar por algunas de estas puertas para ingresar a una habitación.
Características y funcionalidad del LMS
La parte LMS de la solución debe tener una interfaz fácil de usar para administrar múltiples cursos para diferentes grupos de usuarios. El contenido de ciertos cursos requiere actualizaciones periódicas porque los protocolos de seguridad y el equipo cambian. Al mismo tiempo, los empleados deben pasar periódicamente algunos cursos nuevamente, para que sus habilidades de alerta y seguridad no disminuyan. Por lo tanto, la funcionalidad de la plataforma debe soportar ciclicidad de los cursos y logramos tener el opciones de programación y alertas automáticas – informar al personal cuando venza su certificado de asistencia.
En todo momento, los empleados que deseen refrescar su memoria sobre algunos detalles del curso deben tener un acceso fácil y continuo al contenido. Además, cada versión del curso debe ser persistente, lo que significa que su contenido no se puede cambiar después de que los empleados lo aprueben, y inmutable, por lo que el empleador siempre supo exactamente qué versión del curso tomó cada empleado. Las características agradables de tener LMS son la traducción rápida y la localización de los módulos de capacitación, en caso de que los empleados de la empresa hablen diferentes idiomas.
El LMS debe permitir mantener la integridad de los resultados del aprendizaje. La capacitación en seguridad en el lugar de trabajo no es una broma, y los empleadores deben evitar por todos los medios “la mentira más grande de la historia”: el caso de los acuerdos de licencia de usuario final, que casi nunca se leen antes de que un usuario haga clic en “He leído, entendido y estoy de acuerdo con el condiciones." Los empleados no deberían tener la oportunidad de marcar a ciegas "Sí, he aprobado el curso" sin probar que lo hicieron. Para esto, una funcionalidad deseada en el LMS es agregar una prueba de "compruébalo tú mismo" al final del curso. Solo los empleados que obtienen una puntuación del 90 % o más obtienen el certificado de asistencia.
Al final del día, es del interés de todos asegurarse de que la capacitación realmente se lleve a cabo y que el empleado obtenga las competencias necesarias. Si ocurriera un caso desafortunado, el regulador valoraría los esfuerzos del empleador no solo para lograr el cumplimiento, sino también el verdadero interés por los empleados.
Verificación de identidad remota y control de acceso
Una de las desventajas de la capacitación en seguridad en línea es que no siempre es posible identificar a la persona al otro lado del monitor. Es responsabilidad de todo empleador asegurarse de que la persona que apruebe el curso sea la empleada. La plataforma de formación digital debe tener opciones para verificación de identidad remota y control de acceso. Para la verificación de identidad remota, la plataforma puede admitir opciones de supervisión, selfies o procesamiento de transmisión de video, o autenticación facial a través de la cámara, así como la firma electrónica. El control de acceso se puede gestionar con métodos de autenticación multifactor.
Hay un atajo para las organizaciones que aún no han pasado por una transformación digital completa y mantienen un sistema de control de acceso físico (usando tarjetas de acceso o escritorios de seguridad). Sus empleados pueden pasar la capacitación de seguridad en el lugar de trabajo en línea en la comodidad de sus hogares, luego hacer una verificación de identificación y recibir el certificado de asistencia cuando lleguen al lugar de trabajo.
Personalización de la plataforma Open edX para la capacitación en seguridad en el lugar de trabajo
Si elige crear una capacitación de seguridad en el lugar de trabajo digital sobre la plataforma Open edX, tenga en cuenta algunas modificaciones sustanciales que necesitaría implementar.
La funcionalidad estándar de la plataforma Open edX no admite versiones inmutables del mismo curso, pero se pueden emular con un nuevo carrera de curso creado cada vez que el contenido del curso sufre modificaciones. Al mismo tiempo, los cursos en vivo deben estar restringidos de modificaciones.
si uno o varios empleados los están pasando actualmente. Las opciones de programación y alertas automáticas para cursos repetitivos también deben agregarse como una funcionalidad personalizada para la plataforma Open edX.
La integración de la plataforma Open edX con el ecosistema corporativo existente también debe realizarse con código personalizado. Mientras lo planifica, asegúrese de que la información sobre la asistencia a un curso de seguridad aparezca en los perfiles de sus empleados para fines de informes y cumplimiento.
En una nota positiva, con la funcionalidad Open edX lista para usar, se pueden agregar cuestionarios y tareas de autocomprobación al final del curso, lo que ayuda a mantener la integridad de los resultados del aprendizaje.
Conclusión
Más allá de las razones obvias (regulación y responsabilidad moral), existen otros argumentos a favor para invertir en capacitación en seguridad en el lugar de trabajo. Una serie de cursos bien planificados reducirá la cantidad de accidentes y lesiones, daños a la propiedad y licencias médicas. También reducirá los riesgos de responsabilidad legal para el empleador y promoverá un entorno más seguro en toda la empresa.
Aunque no es fácil encontrar un sistema eficiente, escalable y flexible para la capacitación en seguridad en el lugar de trabajo, esperamos que considere las características y la funcionalidad que se analizan en esta publicación. Puede confiar en el equipo de expertos de DataArt en caso de que considere personalizar una plataforma existente o crear una personalizada para su capacitación en seguridad en el lugar de trabajo. Contactanos en edtech@dataart.com.
