By Alex Cherednichenko, Leiter EdTech bei DataArt
Während eines Großteils der Menschheitsgeschichte wurde Wissen hauptsächlich mündlich in Geschichten und Folklore weitergegeben. Eine Gruppe unterrichtete eine andere, Eltern unterrichteten Kinder, Lehrer unterrichteten Schüler und Gleichaltrige unterrichteten Gleichaltrige. Bemerkenswerterweise teilen Menschen Jahrhunderte nach der Erfindung der Druckerpresse ihr Wissen immer noch mündlich, selbst wenn die mündliche Wissensvermittlung alles andere als optimal ist. Ein typisches Beispiel ist der kollektive Wissensaustausch im Unternehmen beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters.
Kollektives Teamwissen ist ein wertvolles Unternehmensgut
Kollektives Teamwissen ist die prozess- und/oder technologiebasierte Kompetenz und Kultur einer Organisation, die von einer Gruppe von Menschen bewusst besessen und konsequent verfolgt wird. Dieses organisatorische Wissen ist ein wertvolles Gut, das entsprechend verwaltet werden sollte. Wenn eine neue Person der Gruppe beitritt, durchläuft sie das Onboarding, um ein „Starterpaket“ dieser kollektiven Weisheit zu erhalten.
Die zentrale Herausforderung bei der Verwaltung des kollektiven Teamwissens besteht darin, dass dies der Fall ist immer nicht 100% formalisiert und standardisiert und daher schlecht strukturiert, manchmal fehlerhaft und vor allem subjektiv und proprietär. Obwohl Teams nach optimalen Wegen suchen, Wissen in einem einzigen Repository zu sammeln und auf dem neuesten Stand zu halten, ist das manuelle Ad-hoc-Onboarding anfällig für Fehler und persönliche Voreingenommenheit. Darüber hinaus verfügen die für das Onboarding zuständigen Personen über unterschiedliche Wissensstände.
Kontobasiertes Onboarding bei DataArt
DatenArt, als Technologieanbieter in langfristigen Softwareentwicklungsprojekten, befasst sich zwangsläufig mit Team-Wissensmanagement in Kundenkonten. Wir glauben, dass kontospezifische Schulungen sind der effektivste Weg, um neue Teammitglieder an Bord zu holen. Unter Verwendung der Open edX-Plattform haben wir eine Reihe von Kursen und spezialisierten Schulungsmodulen erstellt, die auf kontospezifischen Onboarding- und Einführungsmaterialien basieren. Bei DataArt ist die Open edX-Plattform in unser Projektmanagement- und Zeiterfassungssystem integriert, sodass ein neues Mitglied, das einem Account-Team beitritt, automatisch einem Account-spezifischen Onboarding-Kurs zugewiesen wird.
Diese Kurse haben mehrere Vorteile gegenüber alternativen Ansätzen, darunter:
• Bildungskurse sind eine Form des aktiven Lernens, die sich als am effektivsten erwiesen hat.
• Das Grundwissen ist eher formalisiert und strukturiert als persönlich und subjektiv. Auf diese Weise wird das Asset „greifbarer“.
• Kurse sind ein Optimierungstool, da sie wiederverwendbar sind und Zeit sparen, die sonst für die wiederholte Wissensvermittlung bei jedem neuen Mitglied aufgewendet wird. Das Team verliert nicht wegen eines „Neulings“ an Schlagkraft.
Der Hauptnachteil des kontobasierten Onboardings besteht darin, dass die Kursinhalte jederzeit aktuell gehalten werden müssen.
Wo fange ich mit einem kontobasierten Kurs an?
Die Automatisierung des Onboardings im kleinen Maßstab mit Schulungskursen erfordert keinen großen Aufwand, keine umfangreiche Vorbereitung im Voraus oder erhebliche finanzielle Investitionen. Die für das Onboarding Verantwortlichen sollten einfach ihre regulären „Intro“-Materialien in wiederverwendbare umwandeln. Die Lerninhalte konnten dann iterativ verbessert und basierend auf dem Feedback jedes neu aufgenommenen Teammitglieds angereichert werden. Beispielsweise könnte eine für das Onboarding zuständige Person eine Demo der Systemfunktionalität mit einem Bildschirmrekorder aufnehmen, während sie das System einem neuen Teammitglied tatsächlich demonstriert. Die Aufnahmequalität ist nicht so wichtig wie die Nützlichkeit. Das Video könnte später in kürzere Clips unterteilt, kategorisiert, markiert, kommentiert und mit Links und hilfreichen Ressourcen ergänzt werden.
Auf hohem Niveau umfassen die kontobasierten Onboarding-Kurse von DataArt im Allgemeinen:
• Team-Verhaltenskodex (Kommunikationsprotokolle, Tagesablauf, Tools und Lifehacks, Urlaubsregelung)
· who is who im Team (Kollegen sowohl auf DataArt- als auch auf Kundenseite und deren Verantwortungsbereiche)
· Infosec- und Compliance-Standards (soweit sie von unternehmensweiten Standards abweichen)
· Geschäftsbereich (allgemeiner Überblick über die Branche und IT des Kunden und die langfristige Vision des Kunden für das Projekt)
· Projektspezifika (Softwareanforderungen und Funktionalität, Altsystemübersicht (falls zutreffend))
· bei einigen Accounts Rollenspezifika (Aufgaben, Werkzeuge und Verantwortungsbereiche je nach Rolle im Projekt).
Mehrwert von Account-basierten Onboarding-Kursen
Kontobasierte Onboarding-Kurse sind ein effektives Instrument, um neue Teammitglieder in ein Projekt zu integrieren und die Auswirkungen von Fluktuationen zu mildern, unabhängig davon, ob die neuen Mitglieder dem Team des Kunden, DataArt oder eines Subunternehmers beitreten. Als Technologieanbieter hat DataArt bewiesen, dass Fluktuation die tägliche Teamarbeit nicht stören muss. Accountbasierte Kurse ermöglichen eine einfachere Skalierung des Teams und bieten einen besseren Überblick über das Softwaresystem und jede beitragende Teamrolle.
Wichtige Erkenntnisse
Kontobasierte Online-Bildungskurse sind ein großartiges Tool für das Wissensmanagement und das Onboarding kleiner Gruppen. Kurse können ohne große Investitionen relativ einfach erstellt und mit einem integrierten Open-edX-Plattform-Toolset iterativ verbessert werden. In Die Erfahrung von DataArt, ist es möglich, einen dedizierten, kontobasierten Kurs für ein Team mit bis zu 20 Mitgliedern zu erstellen. Die Verwaltung und Aktualisierung von Kursinhalten ist ein kontinuierlicher Prozess, aber der letztendliche Wert ist die Mühe wert.
